Una vez realizada las dos lecturas disponibles en este espacio sobre la historia de los archivos, reflexionar acerca de lo siguiente:

1) ¿Cómo, por qué y para qué nacen los archivos? 
2) A partir de las lecturas, indica algunas experiencias de archivos
3) Reflexiona sobre la historia de los archivos que en estos artículos se plantea  

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• HISTORIA VIVA
  
   EL ARCHIVO EN LA HISTORIA
  por Miguel Ángel Fernández / Tomado de: http://www.islabahia.com/arenaycal/2009/164_octubre/miguel_angel_164.asp

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos.

En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecían a la clase dirigente que al servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlos sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa.

Destaca, por ejemplo, el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia.

En Egipto, es básico el archivo, porque el estado no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la producción. Después de cada inundación había que reconstruir las propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el que se escribe. Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato. Es un material fácil de escribir con tinta. Se escribe con pinceles hechos con junco. Se puede guardar en forma de rollos y se pueden custodiar gran cantidad de documentos en poco espacio.

Asimismo emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la correspondencia diplomática.

También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política nacional. Solían ser príncipes de las casas reales.

En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.

El Archivo Ducal de Medinaceli 

Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado poco después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos.

Iniciaron, por otra parte, la práctica de destrucción de documentos y su posterior reutilización. Es el inicio del expurgo.

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el pergamino.

Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era puramente ceremonial. Escribían los secretarios del Consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas. Surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que referencias literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo de los persas.

La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban registros. Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla, pergamino y papiro según la función de los documentos. Para los archivos definitivos, empleaban tablillas de arcilla. Para la correspondencia y el valor temporal, se empleaba el papiro sellado con sellos de arcilla. El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.

Alejandro Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas, en Siria y los Ptolomeos en Egipto.

En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un lado se guardan los originales, por otro se guardan los resúmenes, por otro los índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre los problemas legales.

En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.

Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado Tablinun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares.

El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del archivo eran los librarios o secretarios.

Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.

Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos.

El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como privados obtenían custodia y seguridad.

Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se destruyen los archivos. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. El material en el que se escribe, también hace costosos los documentos.

El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.

No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un período oscuro. Solamente se conservan archivos en los monasterios. Allí se reúnen los pocos que saben leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de Occidente, por la cuál obliga a que los monjes sepan escribir.

El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno. Organiza una cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenía su sede en Aquisgrán. Los vikingos acabaron con este archivo.

Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos documentos.

En esta época, se guardaban los documentos de propiedades y privilegios feudales. Se desarrollan dos instrumentos archivísticos muy interesantes: Los Registros y los Cartularios.

Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por una persona o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la Cancillería Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse por voluntad del que emite la documentación. Es la única institución que conserva la tradición administrativa romana.

En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a lo largo de toda la Edad Media. Se conservan los documentos solemnes y de valor.

La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el primer rey inglés que piden que se le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los primeros registros importantes son los de la Corona de Aragón.

El Domesday es un libro de registro editado por Guillermo el Conquistador. Está escrito en latín. Se registran en él todas las propiedades de los nobles ingleses.

En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck.

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.

En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas. En Portugal, se crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de Estado.

Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos. Se mejoran los métodos de concentración archivística y se organizan los archivos administrativos.

A finales del siglo XVIII, empieza la investigación en los archivos. En España, la persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso específico que raramente se concedía.

Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de los archivos.

Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos. En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como territorio infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad.

Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica qué es un documento de archivo.

Otro aspecto importante es la creación de redes y de sistemas de archivos. Una red, es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la política archivística de un país determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de archivos el personal y los archivos.



Para ampliar:

- Cruz Mundet, José Ramón: “Manual de Archivística”, Salamanca: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994.

El Archivo del Cabildo Colonial

Antecedentes Históricos

Alfonso Rubio Hernández

El archivo se funda

El registro de la memoria a través de la creación y la formación del archivo, constituido éste por la sedimentación documental, natural y espontánea del desarrollo de cualquier actividad de gestión, se origina con el nacimiento de los primeros grupos sociales, en época prehistórica, incluso antes de la invención de la escritura1. Antes, matizaríamos con Goody, que la invención de un “sistema completo de escritura”. Jack Goody, junto a otros estudiosos de la cultura escrita, considera que, en sociedades antiguas, el uso “no textual” de la escritura, “no sintáctico” o “descontextualizado” (en términos de la estructura de la oración), materializado en listas de varias clases que conllevaban el mantenimiento de archivos, afectó a distintas áreas de la comunicación, pero dominó los usos administrativos. Y la “administración”, es decir, “la contabilidad”, nos dice, “tiene primacía en el origen de la escritura, esto es, el tipo de administración que caracteriza el estado burocrático complejo”. Precisamente sería este “estado burocrático complejo”, con el Descubrimiento de América y durante tres siglos, el que soportaría la relación entre instituciones civiles, militares y religiosas de la Metrópoli y las instituciones, con sus respectivos archivos, que se iban creando en el Nuevo Mundo. Un estado centralista que con un sólido sistema administrativo y jurídico, tendría en el documento legal el medio de enlazar el Viejo

Mundo con el Nuevo y, por tanto, perpetuar su dominio.

A los descubridores y conquistadores les siguieron los letrados, a la acción militar siguió la acción legal. Las Capitulaciones, el Requerimiento y las Actas fundacionales de poblaciones se iban a erigir en tres tipos documentales emblemáticos que posibilitaban legitimar mediante la ley la construcción de un sistema administrativo rigurosamente organizado3. Por el interés que ahora nos concierne, limitándonos a las Actas fundacionales de poblaciones, previa emisión de Real Cédula de fundación, con éstas se legitimaba en derecho la concesión a las recién nombradas poblaciones (ciudades, villas o pueblos) de “términos y jurisdicción competente” para poder solicitar en ellas “merced de solares”. Después del desconcierto de los primeros descubrimientos, inmersos ya en un proceso de racionalización y estabilización del dominio de las tierras del nuevo mundo, había que constituir un modelo administrativo institucional a imagen y semejanza hispánica, que garantizase el control y la gestión de hombres, recursos y bienes y para ello debían aplicarse las normas, sujetas al Derecho castellano, que regulaban la constitución y el gobierno de nuevas poblaciones. Ceñidos al marco de las leyes españolas, los interesados en llevarse a cabo la nueva fundación, buscarán a través de un proceso de burocratización en el que deben intervenir los propios interesados e instituciones como los Cabildos, las Gobernaciones, las Reales Audiencias y el Consejo de Indias, que esa fundación se haga realmente efectiva y se legitime ante la ley para ser asumida y aceptada por los ciudadanos. Por tanto, el “documento escrito” y su custodia, como prueba y testimonio de fundamento jurídico, será el instrumento material que dé constancia de ello5. Con la nueva fundación, se hace realidad el ideal urbano de hacer planta en forma de pueblo “y formando el Cabildo, Justicia y Regimiento [...] señalen o hagan casas de Cabildo, Juzgado y Cárcel y demás obras necesarias para la expedición de todo, que para ello se les amplía facultad sin limitación”.

La casa del cabildo cobijará dos espacios de poder tan decisivos como las propias instituciones del cabildo y el juzgado: la cárcel y el archivo, símbolos de dominación y efectivos habitáculos que ordenan, regulan y controlan la sociedad. Como ejemplo de la preocupación por ambos, el Procurador General de la Villa de Medellín, el 2 de enero de 1676 solicita, en el capítulo tercero, se refuercen las medidas de seguridad de la cárcel: “nombradas casas de Cabildo con separación de Archivos y cárceles y sala de ayuntamiento y que la cárcel no es como debe estar, se le eche puertas de madera fuertes y reja de fierro por donde tengan socorro los presos pobres y que la dicha cárcel tenga suficientes prisiones de grillos, cepo y corrientes y las más necesarias y se requieran a los que son de su cargo nombre prisiones que dé buena cuenta de dichos presos”. Y en el capítulo décimo de la misma solicitud, se piden similares medidas de seguridad para que “los privilegios, cédulas y provisiones reales que puedan ser favorables a esta villa se traigan y guarden en un arca de tres llaves y que tenga la una el Alcalde ordinario y las demás a quien le pertenecieren según uso y costumbre de villas y ciudades”. Pero más que cualquier otro espacio, “la consustancial concepción del archivo como lugar reservado proporciona una imagen del archivo que pivota generalmente en torno a lo oculto precioso [...] La voz archivo [sugiere] una suerte de lugar recóndito, oculto a la mayoría de los ojos, gobernado por normas que además de regular estrictamente el acceso, definen el carácter patrimonial y privativo de un depósito documental, sacralizado en su simbología, pues a su detentor corresponde articular el modo de acceso restringido”. Más allá de las acepciones más usuales de custodia, guarda, protección y vigilancia que se le daba en los siglos XVI y XVII al término archivo, “el poder, el secreto y la ley están en el origen del Archivo; en su forma más concreta, era la estructura en la que se alojaban quienes administraban la ley, sus lectores, sus magistrados; era el edificio que encerraba el poder de mandar”9.

Orígenes de los Archivos de Cabildo

Durante trescientos años, la historia de los archivos municipales o de cabildo en España y América, compartirá características comunes. Así como se exportaron a las Indias métodos de construcción o sistemas de explotación agrícola y ganadera basados en la práctica cotidiana y en la experiencia acumulada, también se llevaron las prácticas de la escritura del quehacer burocrático cotidiano. La racionalización administrativa puesta en marcha en el siglo XVI español, tuvo en América un cauce de expresión inmejorable10. Como tantos otros autores, volvamos a repetir aquí las palabras de Vicenta Cortés Alonso: “España lleva a América todas sus instituciones, tal cual existían en la metrópoli. La herencia medieval de registrar todos los actos públicos y privados en documentos pertinentes, sigue prosperando en el continente nuevamente descubierto y, al igual que en la Península e Islas adyacentes, los hispanos redactaron peticiones, memoriales, testamentos, cartas, ventas, pesquisas, probanzas con el mismo interés”11. Parece relevante, por tanto, hacer una breve trayectoria histórica de estos archivos municipales como depositarios de unos conjuntos documentales producidos en el ejercicio de las funciones cotidianas de los cabildos o ayuntamientos. Por otro lado, la historia de los archivos suele ser una parcela olvidada de la Archivística. Profundizar en la historia de un archivo, en el estudio evolutivo

de la organización y funciones de la institución productora, son requisitos imprescindibles a la hora de afrontar su organización y descripción.